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Sicurezza sul lavoro: 4 strategie per ridurre i costi

Oggi non parliamo di Sistemi di Gestione della Sicurezza (SGS), di ISO 45001, o di legge 231, ma di come poter concretamente contenere i costi della sicurezza in azienda. Non stiamo parlando dei costi “aleatori” della sicurezza da computare nel DUVRI o nel PSC, stiamo parlando dei costi reali, ovvero quelli interni che quotidianamente il Datore di Lavoro deve sostenere per poter garantire la conformità o “compliance” normativa.

Incidono molto, in quanto spesso delegati a soggetti che operano in modo autonomo (es. RSPP, consulenti esterni) o che determinano voci di spesa che il Datore di Lavoro o le funzioni preposte (ufficio acquisti, risorse umane) conoscono poco. Quale è la strategia comunemente adottata dalle piccole imprese? Richiedere più preventivi e affidare l’incarico al miglior offerente, fiduciosi che l’affidamento di un servizio ad un soggetto esterno (teoricamente qualificato), sia una condizione sufficiente a tutelare le funzioni preposte da un punto di vista civile o penale.

Abbiamo risparmiato qualcosa, trovando la società che eroga corsi di formazione on line al costo più convenite (giusto e condivisibile), abbiamo contenuto i costi richiedendo al RSPP un’ottimizzazione del suo compenso, in relazione alla crisi economica sopraggiunta, ma ci siamo mai posti la domanda: quali sono i reali costi della sicurezza in azienda? Quanto tempo dedicano le funzioni amministrative a processare tutti i documenti della sicurezza (richieste documentali da parte di clienti, controllo documenti fornitori, stesura DUVRI, verifica ITP, stesura POS, etc.). Sicuramente molto tempo; ma siamo quanto meno sicuri che tutto questo tempo sia speso bene, ovvero tuteli il Datore di Lavoro e i Dirigenti.

Finalità di questo articolo è fornire uno strumento per poter concretamente ridurre i costi della sicurezza aziendali garantendo al contempo il rispetto dei requisiti normativi.

Punto di partenza: avere le idee chiare

Prima di iniziare, dobbiamo avere un’idea chiara di quale siano gli obblighi normativi in relazione alla tipologia e dimensioni della propria azienda. Ma non solo: dobbiamo comprendere esattamente quali siano le priorità e i rischi per la mancata attuazione di specifiche norme.

Esempio: l’azienda ha dato priorità alla formazione del personale, avendo fatto tutti i corsi (compreso l’aggiornamento del RSL), ma si è dimenticata di valutare il rischio di caduta dall’alto sulla copertura del capannone o di redigere il DUVRI per la ditta di pulizie. Proviamo a porci la seguente domanda: “a seguito di un infortunio sul lavoro quali sono le sanzioni e le responsabilità penali in caso di mancato aggiornamento del RSL o al contrario in caso di mancata valutazione del rischio di caduta dall’alto?”.

Soluzione: serve un sistema di controllo semplice ed efficace per monitorare la sicurezza nella propria azienda.

Su questo tema possiamo aiutarvi, mettendovi a disposizione la seguente lista di controllo, che consente di comprendere il primis il rispetto o meno della conformità normativa e al contempo le scale di priorità. La cosa fondamentale è che il Datore di Lavoro e i Dirigenti conoscano nel dettaglio questa check-list in modo da stabilire un programma di interventi e definire i costi della sicurezza da mettere a budget. Spesso quest’attività di monitoraggio viene svolta solo dal RSPP, che a seconda delle situazioni e delle criticità invia mail alle funzioni apicali o segnala i problemi in sede di riunione di coordinamento annuale. Ciò è sufficiente? La risposta è no. Per legge i Datori di Lavori e Dirigenti devono avere un quadro sempre aggiornato della sicurezza aziendale. Suggerimento spassionato, dopo oltre 20 anni di attività nel settore sicurezza sul lavoro: è sempre meglio essere a conoscenza dei rischi che mettere la testa sotto la sabbia; spesso esistono azioni compensative con costi contenuti che ci permettono di minimizzare il rischio. Importante è non pensare che la nomina di un RSPP sia sufficiente a tutelarci in qualità di Dirigenti o Datori di Lavori.

Azioni: Veniamo quindi in concreto alle azioni da mettere in campo:

Predisporre una lista di controllo normativa in linea con le esigenze aziendali (inserendo tutti gli obblighi normativi e le priorità)
Fare un audit della sicurezza in azienda, ovvero fare il punto “zero”. Questo audit può essere interno o esterno (con l’ausilio di consulenti o specialisti in aree tematiche). Anche in questo caso possiamo esservi d’aiuto.
Valutare se le non conformità riscontrate possono determinare, sulle funzioni apicali, profili di responsabilità penale.
Stabilire un programma di intervento in funzione del livello di rischio, definendo tempi, compiti (chi fa che cosa), risorse economiche e modalità di controllo in corso d’opera.

Note: Per chi ha poca dimestichezza con la sicurezza e i sistemi di gestione, questa lista della spesa sembra costituire un costo aggiuntivo anziché un risparmio. Non è così! Se queste attività vengono svolte con metodo, razionalità e rigore, consentono un grosso contenimento dei costi, in quanto permettono di distribuire il lavoro su più risorse, di ottimizzare le azioni di controllo e soprattutto di evitare sprechi in azioni correttive a causa di situazioni di emergenza (infortuni, denunce di malattie professionali, verifiche ispettive). Nel medio e lungo periodo ed in tutti gli ambiti, compreso quella della sicurezza e salute sul lavoro, la programmazione consente sempre una netta riduzione dei costi.

Hai bisogno di supporto per svolgere una delle seguenti attività, condurre una audit o stabilire un programma di intervento?

Come gestire i documenti della sicurezza contenendo i costi?

Come già anticipato in premessa la gestione di tutta la documentazione riguardante la sicurezza rappresenta sicuramente la voce di costo maggiore. Il Datore di Lavoro quasi mai è in grado di quantificare compiutamente il tempo impiegato da ogni risorsa interna all’azienda per gestire o processare i documenti riguardanti la sicurezza di propria competenza.

Esempio: In qualità di Datore di Lavoro prova a far girare un questionario individuale in cui chiedi alle principali risorse impegnate i temi di sicurezza di quantificare percentualmente il tempo dedicato alla lettura di mail, al controllo dei documenti, al salvataggio di dati e file su PC e cloud, ai solleciti via mail, al controllo delle scadenze etc. Ovvero a tutto ciò che attiene la gestione documentale della sicurezza

Quanto tempo verrebbe risparmiato se tutti i lavoratori presenti in un’azienda non dovessero più preoccuparsi di inviare mail, di tenere d’occhio gli scadenziari, di archiviare e aggiornare i documenti?

Soluzione: digitalizzare la sicurezza.

Perché iniziare a digitalizzare la sicurezza? Perché a mio avviso non esiste un processo aziendale in cui risulti così importante monitorare, archiviare e gestire correttamente documenti, informazioni e scadenze.

Azione: Veniamo quindi in concreto alle azioni da mettere in campo:

Trovare la soluzione informatica più semplice, flessibile ed economica per monitorare tutti i processi (soprattutto quelli che si riferiscono ai fornitori esterni). Ovvero adottare una piattaforma cloud interattiva che consenta di far risparmiare tempo a tutte le risorse aziendali. Anche in questo caso possiamo aiutarti con la piattaforma Safetyoneclick
Stabilire procedure che impongono ai fornitori di caricare i documenti su tale piattaforma (strategia da anni adottata da più grandi gruppi societari italiani)
Formare il personale su come sfruttare cloud, piattaforme, tool, app e programmi per ottimizzare tutti i processi aziendali.
Monitorare i tempi impiegati dalle risorse per gestire tali processi prima e dopo le azioni di digitalizzazione

Nota: la preoccupazione di molti Datori di Lavoro è il costo della digitalizzazione. Safetyoneclick ha il costo di una tazzina di caffè al giorno e molti strumenti informatici sono open source. Importante è farsi un’idea chiara su quali strumenti esistano in commercio e adottare quello più idoneo per la propria azienda.

La nomina del RSPP: come contenere i costi?

Come più volte indicato in altri articoli la scelta di un Datore di Lavoro è nominare come RSPP un dipendente, un consulente esterno (RSPP esterno) o “autoproclamarsi” RSPP/Datore di Lavoro.

Rimandiamo a quest’articolo l’analisi dei vantaggi/svantaggi delle differenti soluzioni e poniamoci ora questa domanda. Quanto tempo serve per ricoprire correttamente e professionalmente questo ruolo nella propria azienda?

Pongo questa domanda perché la soluzione che sembra più semplice per contenere i costi del Servizio di Prevenzione e Prevenzione è trovare il consulente o il dipendente con minori pretese economiche. Ma funziona così? No, perché il datore di Lavoro e i Dirigenti rimangono comunque responsabili dell’operato del RSPP per i famosi principi della “culpa in eligendo” e “culpa in vigilando”.

Soluzione: quantificare il tempo necessario per svolgere il ruolo di RSPP nella propria azienda e ottimizzare i relativi costi

Azione: Veniamo quindi in concreto alle azioni da mettere in campo:

Analizzare i compiti previsti dalla normativa (D.Lgs. 81/08) in campo al RSPP, comprendendo concretamente (articolo per articolo) in cosa si sostanziano gli obblighi indicati dal legislatore.
Quantificare tale attività in relazione alle caratteristiche della propria azienda (classe di rischio, numero di dipendenti, attività in esterno etc.)
Valutare quale tipo di supporto è richiesto all’RSPP, individuando attività svolte internamente, esternamente o in forma mista (es. supervisionate dal RSPP)
Valutare il costo del RSPP (interno o esterno) in funzione del tempo effettivamente necessario per svolgere tale attività
Richiedere preventivi per RSPP esterno che esplicitino chiaramente l’attività svolta e il numero di giornate uomo erogate nel corso dell’anno presso la propria azienda
Valutare l’opportunità di una risorsa interna come RSPP considerando l’esperienza e le competenze trasversali necessarie, nonché i tempi necessari all’aggiornamento professionale.

Nota: Se non sappiamo esattamente quali sono i compiti e le attività che deve svolgere un RSPP come facciamo a calcolarne i costi e a compararli tra differenti offerte o possibilità. La domanda da porci non è quindi “Quanto costa il RSPP?” ma più correttamente “Quanto tempo serve per svolgere il ruolo di RSPP? Quale è il costo orario o giornaliero di un servizio di consulenza? Quale è il costo orario complessivo di una risorsa interna adeguatamente qualificata? Solo rispondendo a questi quesiti possiamo realmente pensare di contenere i costi con la garanzia di avere un Servizio di Prevenzione e Protezione tutelante per il Datore di Lavoro e i Dirigenti.

Anche in questo caso possiamo esserti d’aiuto. Hai bisogno di un preventivo come RSPP esterno o capire meglio quali attività svolgere prioritariamente nella tua azienda?

Corsi di formazione sicurezza: come contenere i costi?

Il contenimento dei costi in tema di formazione sulla sicurezza sembra il tema più semplice da affrontare. La riposta è: “Basta fare una ricerca sul web e vedere la soluzione più vantaggiosa”.

In questo caso le alternative possibili sono: corsi in presenza o in aula, corsi in videoconferenza e corsi e-learning.

La soluzione più semplice e generalmente più economica è rappresentata dal corso in modalità e-learning.

Ma siamo sicuri che il corso possa essere erogato in modalità e-learning? Siamo sicuri che il corso sia valido?

Per chi vuole approfondire il tema della validità, contenuti e durata dei corsi di formazione e-learning può leggere l’articolo al seguente link.

Siamo sicuri che i temi affrontati in quel corso siano esaustivi? Ovvero che a seguito di un infortunio sul lavoro, sia documentabile che il fattore di rischio che ha generato l’infortunio sia stato trattato?

La formazione rappresenta uno degli strumenti più efficaci per fare prevenzione in azienda, ma spesso il corso e-learning risulta meno efficace in quanto preconfezionato e poco aderente alle specificità aziendali, e faccio questa affermazione con la consapevolezza che anche la nostra società mette a disposizione dei clienti un numero notevole di corsi e-learning tramite la piattaforma convenzionata di Conflavoro.

Come ottimizzare quindi i costi della formazione ed essere certi che tali corsi siano efficaci e al contempo tutelanti?

Ma la domanda che dobbiamo porci non è solo quanto costa il corso, ma quanto tempo perdiamo (costi indiretti) per trovare il corso giusto (es, un corso muletti), per fare l’ordine, per ricevere gli attestati, per gestire le scadenze formative, per effettuare il pagamento etc?

Soluzione: individuare un ente formativo con comprovata esperienza e accreditato in grado di supportarti qualunque sia il corso di cui la tua azienda necessiti (e-learning, in presenza, tematico o specialistico)

Azione: Veniamo quindi in concreto alle azioni da mettere in campo:

Analizzare il bisogno formativo aziendale e predisporre il relativo piano con un orizzonte temporale minimo quinquennale
Valutare l’ipotesi di integrare la formazione e-learning con moduli formativi integrativi specificatamente progettati (es. 1 ore di formazione in videoconferenza per tutti i dipendenti sul tema “gestione dell’esodo in azienda”)
Anticipare (quando possibile) eventuali scadenze formative per far coincidere l’aggiornamento di un maggior numero possibile di risorse e ottimizzare i costi di formazione. Se si raggiunge il numero di 5 discenti da formare, il corso in presenza o in aula diventa economicamente competitivo rispetto al corso e-learning, con numeri superiori (fino ad un massimo di 35 persone) altamente vantaggioso.
Predisporre internamente gli attestati di formazione (ipotesi consentita per legge a determinate condizioni). Tale scelta a senso per aziende con un numero di dipendenti superiore alle 100 unità.
Scegliere un partner in grado di supportarti a 360° in ambito formazione sicurezza; dai corsi per le emergenze, al DAE, ai corsi per tutte le funzioni aziendali, ai corsi sui DPI di classe 3^, ai corsi di addestramento per mezzi e attrezzature, ai corsi tematici su tutti i fattori di rischio.

Nota: la soluzione migliore è quella che comporta il minor dispendio di energie e tutela il Datore di Lavoro. Senza considerare che i nostri corsi e-learning sono i più vantaggiosi attualmente presenti sul mercato nazionale.

Valutazione dei rischi specifici: come contenere i costi?

Il tema del contenimento dei costi sulle valutazioni dei rischi specifici risulta al contrario alquanto complesso, tale da richiedere al Datore di Lavoro studi e competenze disciplinari che non giustificano il risparmio ottenuto.

Esempio: al fine di ridurre i costi come fa un Datore di lavoro a capire se la valutazione del rischio rumore può essere fatta attraverso i dati presenti in letteratura anziché tramite una valutazione strumentale? Come fa un datore di Lavoro a comprendere il livello di approfondimento e il tempo necessario per predisporre correttamente una valutazione del rischio stress lavoro correlato? Come fa un datore di lavoro a capire se quel luogo all’interno dell’azienda deve essere considerato come “spazio confinato” o se quell’attività rientra in Titolo IV (cantiere temporaneo e mobile).

Soluzione: avvalersi di un partner in materia di sicurezza sul lavoro altamente qualificato

Azione: Veniamo quindi in concreto alle azioni da mettere in campo:

Analizzare, attraverso una lista di controllo, se tutti i fattori di rischio sono stati identificati e analizzati nel DVR (la legge impone l’obbligo di valutare tutti i fattori di rischio e di riportarli comunque nel DVR, anche in caso di assenza). Tale attività può essere fatta anche dal Datore di Lavoro o da un Dirigente (o delegata ad altre funzioni).
Valutare se il proprio RSPP ha le competenze trasversali per poter identificare la presenza di tutti i fattori di rischio e/o la necessità di effettuare valutazioni specifiche di rischio (es. rischio Atex, rischio biologico, Campi Elettromagnetici, etc)
Far effettuare un audit da parte di un soggetto esterno previa verifica delle competenze tecnico professionali
Redigere una relazione annuale con indicazione delle valutazioni dei rischi in scadenza, di quelle da integrare e del piano di miglioramento.

Nota: anche la responsabilità civile e penale sulle valutazioni dei rischi specifici rimane in capo a Dirigenti e Datore di Lavoro (specie nel caso in cui manchi la firma del redattore del documento) e conseguentemente l’attività specialistica deve essere basata su un rapporto fiduciario. Se hai bisogno di consulenti esperti nei differenti settori della sicurezza sul lavoro o di effettuare un audit in azienda…